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“新入社員の受け入れ体制作りの基本”
－STEP２－受け入れ体制の基本Ⅰ―社内に歓迎ムードを作る！

さて、今回は新入社員を受け入れる上で必要な社内でのムード作りについてお伝え致します。
受け入れ体制を整えることは離職率の低下に直結します。
したがって、社内で歓迎ムードを作り上げ、新入社員へのフォロー体制を万全にしなければなりません。

１．役割分担の徹底

新入社員を受け入れるにあたって、社長から先輩社員まで階層ごとに役割分担を徹底することで、新入社員がスムーズに会社に馴染めるようにする必要があります。

（１）経営者の役割

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経営者の役割は「モチベーションアップ」です。
新入社員のモチベーションを上げるために社長がやらなければならない仕事は以下の３点です。

①名前を覚える
②気にかけている姿勢を見せる
③成果を上げたときに直接褒める

新入社員にとって、社長は雲の上の存在です。そのため、社内ですれ違った際に名前を呼ばれるだけで嬉しいものです。規模が大きくなるにつれて社員全員の顔と名前を覚えるのは大変になっていきますが、この努力が新入社員のモチベーションアップに繋がります。
また、合わせて、「いつも元気に挨拶してくれるね」、「忙しそうだけど頑張ってね」等の声かけをし、気にかけている姿勢を見せることで「社長は自分のことを見てくれている」と、やる気を出させることができます。
新入社員が成果を上げた際に、直接デスクまで足を運んで褒めることも重要です。
目標達成などの成果をわが事のように喜び、褒めることで、新入社員は社長が自分の成果を見てくれていると感じます。
実際、社員の成果は社長の耳には入りづらく、成果が見えない場合も多くあります。しかし、最初に上げた成果は社長自らが褒めてあげることで、今後のモチベーションアップに繋がります。

 

（２）配属先責任者の役割

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配属先の部門長の役割は、「マネジメント」と「育成責任」です。
具体的には、新入社員との面談の機会を設けることです。
配属前もしくは配属直後に面談をし、新入社員の不安や心配を取り除く必要があります。同じ会社でも、部門ごとに風土や雰囲気が異なります。風土や雰囲気を一番把握している部門長が自ら面談をすることで、新入社員が会社にスムーズに馴染めるようになります。
また、定期的に個別面談をすることで新入社員の現状を把握し、モチベーションアップを図ることができます。最初は１週間、１ヵ月など短いスパンで面談を行い、馴染めているかの確認や、成長の度合いを把握していく必要があります。
他に、部門長がやるべきこととして、教育担当者との共有が挙げられます。
直接、新入社員に教育をしている先輩社員から見た仕事ぶりや成長度合いなどを共有し、ギャップを無くすとともに、場合によっては教育計画のテコ入れなど教育担当者だけでなく部門責任者も積極的に新入社員の受け入れに関わっていく必要があります。

 

（３）人事・採用担当の役割

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採用に関わった方は、その後のフォローも積極的に行なう必要があります。
新入社員が最初に顔を合わせた社員であり、採用を通じて自分を認めてくれた人である人事・採用担当者は、新入社員にとって非常に親近感を覚えています。新入社員が社内に馴染めていないうちは、人事・採用担当者がフォローをすることで、定着率を上げることができます。配属後は直接顔を合わせることも少なくなりますが、定期的に、直接でなくともメールや電話などで様子を伺うことで不安を取り除いてあげる必要があります。
ただし、採用時と違い同じ社員という立場になるので、ただ持ち上げるだけでなく厳しいアドバイスも必要になってくるので、過度な連絡には注意してください。

 

（４）OJT担当者の役割

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教育担当者の役割は、「進捗報告」、「日常業務のフォロー」、「目標管理」です。
直接、新入社員を指導する立場の教育担当者は、日常的に新入社員を見ている必要があります。これは新入社員へのフォローだけではなく、部門責任者との情報共有のためでもあります。配属前に部門責任者とともに教育計画を立て、その計画に沿って進んでいるかを定期的にチェックし、部門責任者に進捗を報告することが必要です。
新入社員に対しては、ともに目標を設定し、都度フォローをしていくことが重要です。新入社員に仕事の指導をするだけでなく、新しい仕事を任せたり、目標を更新したりと教育担当者がすべきことは全て新入社員の成長に繋がります。ＯＪＴの詳しい進め方、コツは来月の「ＳＴＥＰ３　受け入れ体制の基本Ⅱ―新入社員教育のススメ」でお伝え致します。

（５）先輩（ブラザーシスター）の役割

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ブラザーシスター制度とは、新入社員をサポートし、新入社員の育成をスムーズに進めていくための制度です。新入社員と年齢のい先輩が面談や電話、メールなどで相談に乗ることで、新入社員を会社に定着させやすくなります。出来れば違う部署で利害関係のない先輩をブラザー・シスターにすることで、気兼ねなく仕事の悩みだけでなくプライベートの悩みも相談する間柄になることが重要です。
人は、聞いてくれる人がいたり、共感してくれる人がいるだけで存在価値を自分に見い出し、安心することができます。そのために、ブラザーシスター制度を導入することをお勧めします。

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２．理念・方針の重要性を認識させる―バックボーンシステム

 

新入社員は「白紙」の状態で入社してきます。「理念」という言葉に馴染みが無いため、自社の理念に影響を受けやすい存在であると言えます。そのため、企業経営において経営理念の意味・位置づけを「正しく」理解させる必要があります。経営理念を最終的に個人の行動計画まで落とし込むシステムを「経営のバックボーンシステム」と呼んでいます。
バックボーン（背骨）は組織の根幹となるものであり、このシステムのスタートは「経営理念」です。「経営理念」から、「中期ビジョン」「中期経営計画」「年度経営計画」「年度基本方針」「部門方針」「個人別の行動計画」へと落とし込まれていきます。この考えを新入社員の時代から徹底させることで、組織として統一が図れるようになります。

以上、今回もお読みいただきましてありがとうございます。
全員で新入社員を受け入れる体制を整え、役割を分担して個々にコミュニケーションを取ることで離職率の低下に繋げることができます。
コミュニケーションを図るためには新入社員の情報を事前にしっかりと知っておかなければなりません。御社では、部門長が配属される新人を知らないというケースはありませんか？事前に資料等情報を共有し、どのような人物が配属されるのかを知っておきましょう。

今回は、新入社員の事を事前に知っておくためのツールとして「性格能力判定テスト」をご紹介させていただきます。「性格能力判定テスト」は採用の判定や社員の方の配置決めにご利用いただいております。人材のタイプ、性格特性などを精密に評価し、個人の性格や適性を正確にお伝え致します。また、特徴や傾向、指導のポイントも記載しておりますので、コミュニケーションを取るうえで必要な情報を知ることができます。また、半年～１年後にもう一度受けて頂くことで、入社してからどのような変化があったのかを知ることができ、フィードバックのツールとしてもお役立ていただけます。